Il meraviglioso mondo delle agende: come scegliere la propria, cose da sapere, miti da sfatare

Il meraviglioso mondo delle agende: come scegliere la propria, cose da sapere, miti da sfatare

Ben ritrovati, ragassuoli! Il primo post del 2018 sarà dedicato al meraviglioso mondo delle agende: me ne rendo conto, si tratta di un tema piuttosto banale e quantomai scontato dato il periodo, sul quale tutti, in giro per la rete, vogliono dire la loro. Tuttavia, poichè non è possibile verificare la genuinità dei vari contributi che come funghi nel sottobosco spuntano ormai su tutte le piattaforme social e non, sono sicura che apprezzerete comunque il mio, genuinamente basato su anni, che dico, decenni di utilizzo proficuo di agende e di altri svariati ( e comprovati) sistemi di planning. Quindi non vi resta altro da fare che mettervi comodi e leggervi questo breve “trattato” su come organizzare al meglio i nostri impegni, così da essere sempre padroni del nostro tempo e mai vittime degli eventi.

Quali tipologie di agende esistono e qual’è quella che fa per me?

Questa è la domanda cardine per chiunque voglia approcciare da neofita il meraviglioso e variegato mondo dei planner. Le tipologie di agende attualmente in commercio (e non) sono moltissime, e si differenziano tra loro in base a molte caratteristiche intrinseche, anche e soprattutto a seconda delle esigenze dell’utilizzatore. Siccome nel corso della mia vita ne ho sperimentate alcune, potrò raccontarvi i pro ed i contro delle principali topologie così da aiutarvi, nel mio piccolo, ad individuare quella che più fa al caso vostro.

Agenda “tradizionale”. Questa è la tipologia più comune di agenda che si possa reperire in commercio. Si tratta, per intenderci, della classica agenda formato “libro rilegato”, solitamente con copertina rigida e segnalibro di stoffa, in formato giornaliero o settimanale. Queste agende hanno sicuramente accompagnato ciascuno di noi durante gli anni più o meno sofferti della scuola dell’obbligo e sono di norma vendute in differenti varianti di dimensionecolore e granularità (anche se è più facile trovarle giornaliere piuttosto che settimanali) in qualsiasi cartoleria, cartolibreria o supermercato, in concomitanza con l’inizio del nuovo anno accademico/scolastico. Possono contenere 12 oppure 18 mesi, i quali cominciano, di norma, con settembre o con gennaio. Se le più tradizionali hanno quel classico aspetto da “diario scolastico” esistono anche varianti più estrose e divertenti, da quelle con spirale ad anelli ed elastico a chiusura delle pagine a quelle orizzontali, da scrivania, prettamente in formato settimanale o mensile.

Un planner (settimanale) da appoggiare direttamente sul tavolo e da usare per appunti, scarabocchi e annotazioni veloci. In vendita su Amazon.

Ecco un tradizionale planning da scrivania in formato orizzontale, questo è venduto da Legami.

Una classica agenda giornaliera con elastico a chiusura delle pagine e nastrino segnalibro, questa è di Nava Design.

Questa tipologia di agenda la potremmo considerare “pronta all’uso” o “chiavi in mano”, perchè in seguito alla scelta del modello e del formato preferiti, non resterà altro da fare che iniziare ad annotarvi sopra i propri impegni. E’ sicuramente la tipologia di planner più adatta a chi non ha voglia o tempo da perdere in particolari personalizzazioni, o che non ha particolari esigenze salvo quelle tradizionali del prendervi nota di impegni o scadenze. Particolarmente indicata per coloro che seguono la moda del momento e che adorano rinnovare la propria agenda di anno in anno.

Organizer. Questa è la mia tipologia preferita perchè è quella che consente uno dei più alti gradi di personalizzazione a seconda delle proprie esigenze. Le organizer sono sicuramente un po’ più costose rispetto alle agende tradizionali, sarebbero infatti da considerarsi un investimento in termini sia economici che di tempo da dedicare per adattarle alle proprie esigenze ed aspettative (e vi assicuro, non basterà un anno solare per capire come sistemare al meglio la propria agenda!).

Le organizer permettono un alto grado di personalizzazione sulla base di moduli standard ma intercambiabili.

Solitamente si compongono di una copertina ad anelli (il materiale può variare dalla pelle per i modelli più raffinati al cartoncino per quelli più economici, passando anche per vie di mezzo come l’ecopelle e la stoffa) all’interno della quale inserire moduli rinnovabili (detti re-fill) come fogli bianchi per appunti, sezioni per il rendiconto delle spese/entrate oppure sezioni per i contatti telefonici ed i bigliettini da visita. Le organizer costituiscono sicuramente la soluzione più adatta per chi ha le idee chiare su cosa si aspetta da una buona agenda ed ha esigenze specifiche che possono essere soddisfatte facilmente dalla correta combinazione delle tantissime componenti gia esistenti, le quali possono essere acquistate od inserite/rimosse all’occorrenza. Il bello di questo formato è che se un anno si è provato il planning settimanale ma questo per diversi motivi non ha incontrato le nostre esigenze, l’anno successivo possiamo mantenere invariata la struttura della nostra organizer cambiando solamente il modulo dell’agenda scegliendolo, magari, giornaliero. L’adattabilità dell’oganizer non conosce confini e costituisce senz’altro la scelta più appagante per i maniaci dell’ordine e della perfezione che non hanno tempo e voglia di dare seguito a personalizzazioni fatte a mano (che però non sono da escludere nemmeno in quest’ambito).

Agenda “elettronica”. Ve li ricordate quei dispositivi elettronici tascabili, diffusissimi negli anni ’90, con quel piccolo schermetto ed il tastierino annesso, racchiusi in sottilissimi cofanetti di plastica rigida, quelli che nella parte interna del coperchietto avevano il riassunto delle funzionalità del dispositivo ed erano alimentati rigorosamente da pile tonde per orologio: le cosiddette agendine elettroniche? Io le adoravo! Purtroppo all’epoca ero troppo piccolina e, nonostante ne avessi anch’io qualcuna, non ho mai sfruttato a pieno le loro potenzialità (dopotutto, che impegni inderogabili poteva avere una bambina della mia età?).

Un’esemplare di agenda elettronica Casio direttamente dagli anni ’90!! Che nostalgia!

Potremmo considerare queste agendine elettroniche come le antenate dei moderni sistemi di planning digitale. Oggi, infatti, le alternative (online e non) per gestire al meglio i nostri impegni direttamente da desktop o da smartphone sono innumerevoli. Quella con cui mi trovo più a mio agio è Google Calendar, per ovvi motivi: se in possesso di un account Google, sarà facile e veloce sincronizzare in una sola volta tutti i dispositivi in proprio possesso così da mantenere la propria agenda sempre aggiornata e fruibile, ovunque vi troviate. Questa tipologia di planning è la preferita di chi è sempre in movimento e vive in simbiosi con la tecnologia: grazie alle varie notifiche ed i widget comodamente configurabili su smartphone, mantenere sotto controllo gli impegni della giornata diventa veramente un gioco da ragazzi. Utile anche per chi non ha particolari esigenze di personalizzazione limitandosi ad un planning lineare e tradizionale dei propri impegni, senza l’ingombro e la fisicità dell’agenda vecchio stile.

Bullet Journal. Se vi sentite un po’ artisti e le pagine pre-stampate delle agende tradizionali vi stanno strette, se i moduli delle organizer non vi soddisfano a pieno e trovate le agende elettroniche troppo fredde ed anaffettive, il bullet journal è quello che fa per voi! Per incominciare basta un semplice quaderno, preferibilmente puntinato ma vanno benissimo anche quelli a pagina completamente bianca oppure a righe od a quadretti di qualsiasi dimensione. Poi spazio all’immaginazione: sulle pagine bianche del bullet journal potete creare tabelle e check-list, organizzare i vostri impegni in liste o per giornata, dare la forma che più vi piace o vi serve ad ogni mese o periodo dell’anno, mettere in risalto particolari giornate o tenere conto di quelle passate, magari servendovi di colori, grafiche e calligrafie diverse e specifiche.

Ecco a voi un bellissimo esempio di bullet journal.

E’ senz’altro la soluzione più amata dagli artisti e da coloro che hanno esigenze intime e particolari, che difficilmente potranno soddisfare con i tradizionali metodi di planning. Per quanto riguarda la mia esperienza, mi sono ispirata alla filosofia del bullet journal per organizzare la mia vita in ufficio, annotando i miei impegni lavorativi su una tabella che riassume all’interno di piccole caselle numerate i giorni dell’intero mese, così da avere in un solo colpo d’occhio il piano organizzativo del periodo di riferimento. Il contro del bullet journal sta nel fatto che serve molto tempo per sistemare, di volta in volta, le pagine della vostra agenda e non sempre si ha la voglia ed il tempo da dedicare a queste incombenze. Questa tipologia di planning è, a sua volta, tutta da programmare infatti non la troverete mai “pre-fabbricata” ma potrete ispirarvi ai tanti artisti del bullet journal disseminati per il web, da Youtube a Pinterest passando per Instagram. Quel che è certo è che la soddisfazione finale sarà senz’altro impagabile: non esisterà al mondo un’altra agenda personalizzata ed intimamente cucita addosso alla vostra vita come lo sarà il vostro personalissimo bullet jornal!

Esistono poi, complici anche i tempi moderni, una serie di agende cult che gli appassionati del mondo planning adorano ed altre tipologie di agende tipiche nel paese del Sol Levante. Nel primo caso accennerò in volata alle bellissime agende di Mr.Wonderful, vendute sul sito Internet ufficiale ma, in Italia, si possono trovare anche in librerie come la Feltrinelli. Sono diventate famosissime perchè le preferite dalle influencer del momento (in primis beauty blogger e youtuber). La loro fama, oltre da una pubblicità spietata sui social media, deriva anche e soprattutto dal loro formato colorato e ricco di frasi motivazionali: al loro interno troverete pagine opulente, colorate e divertenti, che mettono subito allegria. Vedere per credere!

Ecco una carrellata delle imperdibili agendine Mr.Wonderful!

Tuttavia, il formato più interessante che ho scovato negli ultimi anni è quello dell’agenda Midori. Questa tipologia di planner prevede l’inserimento di una serie di taccuini e fascicoli, oltre ad eventuali elementi aggiungivi come, ad esempio, buste e tasche di carta, all’interno di una copertina semirigida, il tutto mantenuto unito da una rilegatura elastica, di spago o di cuoio che consente l’aggiunta di nuovi moduli e la rimozione dei presenti. La potremmo definire una parente stretta dell’organizer, ma molto simile al bullet journal, con quell’inconfondibile sapore orientale: è infatti il tipico taccuino compagno di viaggio di molti avventurieri passati e moderni, all’interno del quale annotare scoperte ed emozioni, collezionare ricordi come foto o biglietti, ma anche eventi ed impegni.

Un esempio di agenda Midori.

Qualche anno fa Flying Tiger vendeva una sua versione dell’agenda Midori, tuttavia è possibile acquistare sia l’involucro sia i taccuini direttamente su Amazon, oppure, per i più estrosi, su Youtube troverete molti tutorial interessanti su come crearne una propria versione fai-da-te.

Acquistare un’agenda, cose da sapere (e da evitare)

Se state optando per un’agenda nel senso tradizionale del termine, il momento migliore per acquistarla è senz’ombra di dubbio la fine dell’anno vecchio e l’inizio di quello nuovo. Questo non significa assolutamente che non possiate farlo anche in qualsiasi altro periodo dell’anno, certo è che se la vostra scelta ricade sul planning annuale da gennaio a dicembre, acquistare una nuova agenda a marzo sarà senza dubbio più conveniente (si sà, le agende che rimangono invendute a gennaio vanno presto in sconto i mesi successivi) ma non potrete dire di averla sfruttata a pieno. Discorso simile per le organizer, soprattutto per quanto riguarda il re-fill dell’agenda in sè, tuttavia per tutti gli altri moduli (compresa la copertina) l’acquisto non è limitato all’inizio dell’anno ma può essere fatto in qualsiasi momento ne sorga reale necessità (o si presentino ghiotte occasioni, ndr). Nel caso di bullet journal od agende digitali, invece, ogni momento è buono per incominciarle, poichè non servono particolari accorgimenti e l’acquisto dell’eventuale occorrente non conosce una reale stagionalità.

Gli acquisti possono essere fatti ovunque, anche se io preferisco le cartolerie super-fornite come Buffetti all’interno delle quali non solo troverete tutto l’occorrente che cercate, ma senz’altro vi farete scappare anche qualche acquisto imprevisto, soprattutto se siete degli amanti sfegatati della cancelleria come la sottoscritta. Una valida alternativa può essere l’acquisto online (ad esempio, su Amazon od eBay) ma non sempre c’è convenienza in termini economici e non sempre ciò che si acquista soddisfa totalmente le nostre aspettative (si era capito che io preferisco toccare con mano prima di acquistare!).

Alcune cosine piuttosto sfiziose si possono trovare anche in negozi come Flying Tiger o catene di abbigliamento come H&M o Stradivarius.

Alcuni miti da sfatare

Il meraviglioso mondo del planning potrebbe sembrare, ad un occhio poco allenato, un mondo difficile da penetrare, riservato solo a pochi fortunati eletti. La verità è che chiunque può approcciarsi al planning, e non è detto che la prima esperienza sia per forza una buona esperienza! Questo però non deve costituire un deterrente, ma anzi, dovrebbe aiutare i più indecisi a convincersi del fatto che la vita migliora drasticamente quando si incomincia a pianificarla con attenzione: va poi a sè che, se gli impegni iniziano trovare tutti una propria dimensione ed un proprio spazio, sarà più facile trovare altro tempo libero da impiegare nella maniera che più ci piace.

Le agende sono costose, e non servono a nulla. Non è affatto vero: bisogna considerare il fatto che il costo dell’acquisto di tutto il necessario per mantenere un’agenda, a seconda ovviamente del formato e del modello prescelto, va distribuito ed ammortizzato sull’intero periodo di utilizzo dell’agenda stessa. Ovviamente all’inizio i costi potrebbero sembrare irragionevoli ma, di anno in anno, soprattutto nel caso delle organizer, andranno sempre diminuendo. Anche se non stiamo parlando di beni di primissima necessità, ma non mi arrischierei a dire che non servono a nulla: si tratta di strumenti che, per chi non è abituato, saranno sicuramente difficili da gestire al primo tentativo, tuttavia dopo qualche mese di utilizzo ci si chiederà subito come si è fatto a vivere senza!

Le agende sono solo per persone precise ed ordinate. Niente di più falso! Sarà proprio l’adozione di un metodo chiaro e rigoroso che aiuterà i più confusionari a mettere ordine nelle proprie vite! Un’agenda è il modo migliore per incominciare a gestire efficacemente il proprio tempo ed a pianificare eventi ed impegni futuri, con un occhio di riguardo a quelli passati. Il planning sarà quindi un ottimo esercizio per coloro che, naturalmente privi di metodo, vorranno comunque fare chiarezza e mettere in ordine i propri impegni e le proprie incombenze giornaliere. Serve molta forza di volontà, soprattutto all’inizio sarà necessario sforzarsi di ricordare di annotare sempre gli impegni così da mantenere aggiornata l’agenda, ma si tratta di uno sforzo che il tempo vedrà senz’altro ripagato: quante volte mi è capitato di consultare l’agenda a ritroso per ricordare se avevo fatto o meno una determinata cosa? Quello che la memoria non trattiene, lo fa per noi la nostra agenda! Perchè scripta manent… e nel mentre sgraviamo la nostra testa di inutili pensieri come “Ricorda di fare la spesa” o “il 3 gennaio bisogna pagare la bolletta”!

L’agenda non aiuta a ricordare tutto, è solo un peso in più. Inutile dire che il planning è innanzi tutto uno state of mind: prima di trovare il metodo migliore per le nostre esigenze e prima di raffinare il procedimento di annotazione e schematizzazione dei nostri impegni serviranno anni di tentativi, e non tutti certamente edificanti. Inoltre l’agenda da sola non fa miracoli, ci aiuta senz’altro a ricordare gli impegni ma siamo noi che, per primi, dobbiamo annotarveli sopra! Se siamo svogliati o superficiali il metodo fallirà, quindi l’ordine deve venire innanzitutto da dentro di noi. E se dentro di noi non c’è ordine, possiamo lavorare al meglio su noi stessi per plasmarlo dal nulla: dopotutto non è negli obiettivi di chiunque migliorarci costantemente? Non appena vi sarete abituati, non potrete più separarvi dal vostro planning e non sarà mai un peso aggiornarlo o portarlo con voi.

Ci ho provato molte volte ma ho sempre fallito. Consigli? Innanzitutto andate voi stessi, di persona, a vedere e scegliere l’agenda che fa più al caso vostro. Guardatele attentamente, tenetele in mano (il riscontro tattile è molto importante) e toccate la copertina e le pagine. Anche l’odore della carta e della colla che l’azienda ha utilizzato per comporre l’agenda sono importanti, devono piacere oppure sarà sempre difficile per voi accostarvi ad un oggetto che non vi piace a livello organolettico. Poi acquistate qualche bella penna, anche colorata, così da utilizzare diversi colori per annotare diverse tipologie di impegni. Utilizzate tanto i colori, e se vi piacciono, anche gli sticker che possono aiutarvi a dare vita alle pagine della vostra agenda esprimendo graficamente un sentimento od uno stato d’animo. E ricordate: le agende sono anche un po’ i vostri “diari di viaggio”, quindi non limitatevi ad annotare le incombenze ma scriveteci anche idee, opinioni, massime, citazioni… ed allegate qualche foto (se siete amanti come me delle istantanee non avrete più scuse) o qualche ricordo delle vostre giornate, come biglietti del cinema o foglie raccolte durante una passeggiata in città o nella natura. Rendere la vostra agenda una parte integrante di voi stessi, e vedrete che sarà sempre più facile renderla una parte irrinunciabile della vostra routine quotidiana.

Ed eccoci di nuovo qui, ragassuoli: questo è un po’ tutto quello che volevo raccontarvi sul tema agende e planning per questo nuovo anno appena iniziato. Sono curiosa di sapere qual’è la vostra tipologia di planner preferita, quale avete provato e quale proprio non vi è piaciuta!

Grazie per avermi letto!! Ci ritroviamo tutti qui per il prossimo post, mi raccomando!

Tutte le foto presenti in questo articolo sono state reperite sul motore di ricerca Google Immagini, pertanto tutti i diritti appartengono ai rispettivi autori e proprietari.